Como Crear Productos
Esta guía está pensada para una persona que nunca ha usado este módulo de Asystec Factura Pro. La idea es explicarte todo de la forma más simple posible, usando como base las imágenes compartidas.
¿Qué vas a aprender en esta guía?
Al finalizar, vas a saber:
Cómo entrar al módulo de inventario
Cómo abrir el formulario para crear un producto
Qué significa cada campo
Cómo elegir correctamente el tipo, uso, unidad de medida e impuesto
Cómo buscar y agregar un código CABYS
Cómo guardar el producto correctamente
Antes de comenzar
Antes de crear un producto, ten claro lo siguiente:
Un producto es algo físico que vendes o compras, por ejemplo: laptop, teclado, mouse, impresora.
Un servicio es algo que ofreces, pero que no es un artículo físico, por ejemplo: reparación, instalación, mantenimiento, asesoría.
El sistema te va a pedir varios datos para que ese producto quede correctamente registrado.
Algunos campos son obligatorios, especialmente la descripción, el tipo, y el CABYS relacionado correctamente.
Paso 1: Entrar al módulo de Inventario
En el menú lateral izquierdo, debes hacer clic en:
Inventario > Productos
Aquí es donde se administra todo lo relacionado con los productos que están registrados en el sistema.
Cuando entres, verás la pantalla de productos.
Paso 2: Hacer clic en “Nuevo producto”
Dentro de la pantalla de productos, en la parte superior derecha, encontrarás el botón:
+ Nuevo producto
Haz clic en ese botón para abrir el formulario de creación.
Ese formulario es donde vas a llenar toda la información del producto o servicio.
Paso 3: Completar los primeros campos del formulario
En la parte superior del formulario aparecen los primeros campos básicos del producto.
1. Descripción
En este campo debes escribir el nombre del producto o servicio.
Ejemplos:
Laptop Dell Inspiron 15
Servicio de instalación de cámaras
Teclado inalámbrico Logitech
Este nombre debe ser claro, porque será la forma en la que luego lo vas a identificar dentro del sistema.
2. Código interno
Este campo muestra el código interno del producto.
Ese código sirve para identificar internamente el producto dentro del sistema.
Importante sobre este campo:
Si lo dejas en blanco, el sistema puede asignarlo automáticamente.
3. Producto temporal
Este botón funciona de una manera especial.
¿Qué pasa cuando activas “Producto temporal”?
Al activar esta opción:
El cuadro de código interno se bloquea automáticamente
Ese producto temporal no va a generar código interno
No se va a guardar en el historial de productos
Solo se podrá usar al momento de crear un documento electrónico
Luego, aparecerá en el historial únicamente cuando se busque dentro de ese proceso
Explicado de forma sencilla:
Un producto temporal sirve para usar algo de manera rápida, sin registrarlo como un producto fijo del inventario.
Por ejemplo, si necesitas facturar algo una sola vez y no quieres guardarlo como producto permanente, puedes usar esta opción.
Cuándo usarlo:
Úsalo solo cuando no quieras que ese producto quede guardado normalmente en el catálogo general de productos.
4. Detalle
Aquí puedes escribir una descripción más amplia del producto o servicio.
Por ejemplo:
Color
Marca
Modelo
Características
Información técnica básica
Este campo ayuda a describir mejor lo que estás registrando.
5. Notas
Aquí puedes agregar notas internas sobre el producto.
Estas notas pueden servir para información administrativa o de control interno.
Por ejemplo:
Producto para promoción
Solo vender bajo pedido
Uso interno de bodega
Producto con condiciones especiales
Paso 4: Completar la configuración principal del producto
En la siguiente parte del formulario aparecen varios cuadros desplegables y campos numéricos. Aquí es donde defines cómo se comporta el producto dentro del sistema.
1. Tipo
En este campo debes elegir si lo que estás registrando es:
Producto
Servicio
¿Qué significa cada uno?
Producto: Es algo físico. Ejemplos: monitor, teclado, cable, silla, impresora.
Servicio: Es una actividad o trabajo realizado. Ejemplos: instalación, mantenimiento, reparación, consultoría.
Muy importante:
Debes seleccionar el tipo correcto desde el inicio, porque esto afecta el CABYS que podrás agregar después.
2. Para
En este campo debes indicar para qué se usará ese registro:
Venta
Compra
¿Qué significa?
Venta: Se usa cuando ese producto o servicio será vendido a un cliente.
Compra: Se usa cuando ese producto o servicio será registrado para compras.
En la mayoría de los casos, si estás creando algo para facturar a tus clientes, debes usar Venta.
3. Unidad de medida
Aquí debes elegir la unidad en la que se venderá o manejará el producto o servicio.
Ejemplos que aparecen en la lista:
Unidad
Kilogramo
Litro
Tonelada
Metro
Gramo
Etc...
¿Cómo elegirla?
Depende de cómo se maneje el producto:
Si vendes una laptop, lo normal sería Unidad
Si vendes líquidos, podría ser Litro
Si vendes materiales por peso, podría ser Kilogramo
Si vendes algo por longitud, podría ser Metro
Y mas...
Consejo simple:
Si no sabes cuál usar y el artículo se vende por pieza, normalmente la opción correcta es Unidad.
4. Precio de costo
Aquí escribes cuánto te costó ese producto a ti.
Este dato sirve para llevar control interno y análisis de ganancia.
Ejemplo: Si compraste una impresora en ₡120,000, ese sería el precio de costo.
5. Precio con IVA
Aquí debes colocar el precio final con impuesto incluido.
Es decir, el precio que ya tiene sumado el IVA.
6. Precio sin IVA
Aquí va el precio antes de impuestos.
El sistema indica que este campo se puede usar para calcular el precio con IVA a partir del valor sin IVA.
Explicado fácil:
Precio sin IVA = precio base
Precio con IVA = precio final con impuesto agregado
Debes usar el valor según la forma en que normalmente manejes tus precios.
7. Impuesto
En este desplegable debes elegir el impuesto que corresponde al producto o servicio.
En las imágenes se observan opciones como:
Tarifa 0% (Exento)
Tarifa general 13%
Tarifa reducida 1%
Tarifa reducida 2%
Tarifa reducida 4%
¿Cómo saber cuál elegir?
Eso depende del tipo de producto o servicio que estés registrando y de la regla fiscal que le aplique.
En la mayoría de casos:
La opción más común es:
Tarifa general 13%
Pero si el producto o servicio está exento o tiene una tarifa reducida, debes elegir la que corresponda.
Paso 5: Agregar el código CABYS
Este es uno de los pasos más importantes.
¿Qué es el CABYS?
El CABYS es un código que identifica oficialmente el tipo de producto o servicio que estás registrando.
Dicho de forma sencilla:
Es una clasificación que se usa para decir exactamente qué estás vendiendo o registrando en el sistema.
Cada producto o servicio debe tener un CABYS que realmente coincida con lo que estás creando.
¿Cómo buscar un CABYS?
En el campo de CABYS puedes buscar:
Por nombre
Por descripción
Por código existente
Ejemplo:
Si estás agregando una laptop, debes buscar un CABYS relacionado con computadoras portátiles o equipos informáticos.
Si estás agregando un servicio de reparación, debes buscar un CABYS relacionado con reparación o mantenimiento, no uno de producto físico.
Regla obligatoria del CABYS
El CABYS que selecciones debe estar relacionado correctamente con el tipo que escogiste.
Esto es muy importante:
Si el tipo es Producto, debes usar un CABYS de producto
Si el tipo es Servicio, debes usar un CABYS de servicio
¿Qué pasa si no coinciden?
Si intentas crear un producto con un CABYS de servicio, o un servicio con un CABYS de producto, el sistema no te va a dejar agregar el CABYS, porque no coinciden.
Explicado fácil:
El sistema revisa que ambas cosas tengan sentido juntas.
Por ejemplo:
Laptop + CABYS de reparación = incorrecto
Servicio de instalación + CABYS de repuesto físico = incorrecto
Qué debes hacer entonces
Antes de agregar el CABYS, asegúrate de que:
El tipo esté bien seleccionado
El CABYS que buscas realmente corresponda a ese producto o servicio
La descripción coincida con lo que estás registrando
Paso 6: Verificar cómo queda el CABYS seleccionado
Cuando eliges correctamente el CABYS, este aparecerá agregado en la parte inferior del formulario.
En el ejemplo mostrado, se ve un CABYS ya seleccionado y agregado correctamente.
Eso significa que el sistema ya reconoció la clasificación del producto.
Cuando el CABYS está bien relacionado con el tipo elegido, podrás continuar sin problema.
Paso 7: Revisar el ejemplo final del producto creado
La imagen final muestra un ejemplo de cómo debería verse un producto ya listo para ser guardado.
En ese ejemplo se observa que:
Ya tiene descripción
Ya tiene tipo definido
Ya tiene uso definido
Ya tiene unidad de medida
Ya tiene impuesto
Ya tiene CABYS seleccionado
Ese es el resultado esperado antes de hacer clic en Guardar.
Paso 8: Guardar el producto
Una vez que revises que toda la información está correcta, debes hacer clic en el botón:
Guardar
Con eso, el producto quedará creado en el sistema.
Resumen rápido del proceso
Para crear un producto en Asystec Factura Pro, debes seguir este orden:
Entrar a Inventario
Abrir Productos
Hacer clic en Nuevo producto
Escribir la descripción
Revisar el código interno
Activar producto temporal solo si aplica
Completar detalle y notas si lo necesitas
Elegir el tipo
Elegir si es para venta o compra
Seleccionar la unidad de medida
Agregar precios
Elegir el impuesto
Buscar y seleccionar un CABYS correcto
Verificar todo
Hacer clic en Guardar
Recomendaciones importantes
1. Usa nombres claros
La descripción debe ayudarte a identificar el producto fácilmente después.
2. No actives “Producto temporal” si quieres guardar el producto de forma permanente
Recuerda que un producto temporal no se guarda como uno normal en el historial general.
3. Revisa bien el tipo
Antes de buscar el CABYS, asegúrate de haber definido correctamente si es producto o servicio.
4. El CABYS debe coincidir
Si no coincide con el tipo elegido, no podrás agregarlo.
5. Si vendes por pieza, normalmente usa “Unidad”
Es la opción más común para productos físicos normales.
Ejemplo simple para entenderlo mejor
Supongamos que vas a crear una laptop para venta.
Entonces podrías llenar el formulario así:
Descripción: Laptop HP 15
Código interno: automático o definido por la empresa
Producto temporal: desactivado
Detalle: Laptop de 8GB RAM, 512GB SSD
Notas: Equipo para venta al público
Tipo: Producto
Para: Venta
Unidad de medida: Unidad
Precio de costo: según compra
Precio con IVA: según venta final
Precio sin IVA: según base
Impuesto: Tarifa general 13%
CABYS: uno relacionado con computadoras portátiles
Después de verificar todo, solo presionas Guardar.
Conclusión
Crear un producto en Asystec Factura Pro es un proceso sencillo cuando entiendes qué significa cada campo.
Lo más importante es recordar esto:
Primero defines correctamente qué estás creando
Luego completas la información básica
Después eliges bien el tipo, impuesto y unidad
Finalmente agregas un CABYS que sí corresponda al producto o servicio
Si esta parte se llena correctamente, el registro del producto será mucho más ordenado y evitarás errores al momento de facturar.
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